Kestävyysraportoinnin automatisointi vaatii uudenlaista ajattelua 

Kestävyysraportointi on nykyään välttämätön osa yritysten arkea. Se on sangen raskas prosessi jo nyt, mutta CSRD-direktiivi 2022/2464/EU lisää velvoitteita vuoden 2025 alusta merkittävästi. Monissa yrityksissä työmäärä nousee niin suureksi, että puhutaan pahimmillaan henkilötyövuosista.  

Kestävyysraportoinnin automatisointi onkin tämän vuoksi väistämätöntä, mutta ratkaisut sen toteuttamiseksi eivät ole olleet kovinkaan helppoja. 

Kestävyysraportointi on raskas prosessi 

Kestävyysraportoinnista on tullut osa yritysten normaalia operatiivista toimintaa. Tällä hetkellä keskeisin tuotos kestävyydestä vastaavalla henkilöstöllä on vuosittainen kestävyysraportti, jota yleensä koostetaan sangen pitkään.  

Käytännön haasteena työssä on se, että raportointiin tarvittavaa dataa tarvitaan lukuisista erilaisista lähteistä ja järjestelmistä, eikä se yleensä ole valmiina. Raportoinnista vastaavat henkilöt joutuvat keräämään sitä useimmiten työläästi jopa sähköpostitse ja puhelimitse ympäri organisaatiota.  

Raportoinnin automatisointi tuntuu suoraviivaiselta vastaukselta ongelmaan. Tätä ei yleensä kuitenkaan ole toteutettu.  

Syitä on useita: yksi keskeisimpiä hidasteita on se, että raportoinneista vastaavat henkilöt eivät yleensä ole IT- tai -järjestelmäasiantuntijoita. He eivät usein ole teknisten prosessienkaan asiantuntijoita, jolloin datan keräämiseen väistämättä tarvitaan muun organisaation tukea.  

Dataa tarvitaan myös monista erilaisista lähteistä; ei pelkästään eri järjestelmistä, mutta myös useilta eri toimittajilta. Kaikkea tietoa ei välttämättä ole valmiina ollenkaan, vaan sitä pitää haastattelemalla kerätä. Ei ole ihme, ettei valmista automatisoitua ratkaisua ole helppo löytää. 

Vaatimukset kasvavat pikku hiljaa 

Raportoinnin vaatimukset kasvavat, kun yrityksen koko kasvaa. Suurimmilla yrityksillä raportointikausi alkaa jo vuoden 2025 alusta, ja monet yritykset ovat havahtuneet siihen, että asialle täytyy tehdä jotain. Useita IT-toimijoitakin on ilmestynyt markkinoille, jotka markkinoivat valmiita ohjelmistoratkaisuja raportointiin. 

Kovin monet yritykset eivät vielä ole tehneet lopullisia ratkaisuja toteutuksen suhteen, ja fokus on ollut pari kuukautta ennen CSRD:n velvoitteiden voimaantuloa vielä tarvekartoituksissa. Oletettavissa on, että kehitystyö tulee lähiaikoina kiihtymään. 

Uusi ohjelmisto ei ole välttämätön 

Useimmat digitalisaatiohaasteet, joita yritykset tänä päivänä kohtaavat, eivät vaadi uusia IT-ohjelmistoja. Kestävyysraportoinninkin merkittävin haaste on ensi sijassa raportoitavan tiedon hankkiminen ja muokkaaminen valmiiksi raportointia varten.  

Jos yrityksellä on jo visualisointi- ja raportointityökalut ja tiedetään, mitä pitää raportoida, tarvitaan lähinnä modernit työkalut neljälle eri osa-alueelle: 

1. Integraatioalusta: Nykyisellään tietoja kerätään ja siirretään eri järjestelmistä käsin tai sähköpostitse. Kestävyysraportoinnin automatisoimiseksi tämä työ, pitää korvata niin, että tiedot siirtyvät eri datalähteistä (esim. automaatiojärjestelmä) suoraan raportointiin. Tämä vaatii systeemi-integraatioita, joihin on hyvä käyttää jotain modernia ratkaisua (esim. iPaaS eli integraatioalusta pilvipalveluna) 

2. Datan keräys: Osa tiedoista pitää kerätä ihmisiltä suoraan. Tällöin keräykseen kannattaa kehittää helposti laadittavia verkkolomakkeita, jotka toimivat tarvittaessa myös älypuhelimilla. 

3. Low code –laskenta: Raportoitavat luvut pitää lähes poikkeuksetta laskea: esimerkiksi CO2-päästöihin ei ole olemassa suoraa mitta-anturia, vaan ne pitää laskea monista erilaisista lähtötiedoista. Nämäkin laskutoiminnot pitää automatisoida. Eräs moderni ratkaisu tähän on niin sanottu low-code –alusta. Ohjelmointi tapahtuu helposti visuaalisella käyttöliittymällä, eikä laskentojen toteutus vaadi tällöin ohjelmointikielten hallintaa. Kuka tahansa, joka osaa käyttää Exceliä, osaa toteuttaa laskentoja myös low code -alustalla. 

Lopputuloksena laskennat ovat läpinäkyviä sekä helposti auditoitavissa. Etuna on myös se, että yrityksen henkilökunta voi itsekin helposti kehittää ja muokata niitä. Tällä voidaan merkittävästi pienentää raportoinnin kustannuksia, kun ulkoa ostettavan ohjelmointityön määrä voidaan minimoida. 

4. Visualisointi: Raportit ja visualisoinnin voi tehdä millä tahansa olemassa olevallakin järjestelmällä, kun lähtödata on saatu lasketuksi.  

Kestävyysraportointi osaksi johtamista 

Vaikka kestävyysraportointi on velvoite, raportoinnin kehittämistä voi ajatella myös mahdollisuutena. Kun raportointi on automatisoitu, on mahdollista melko pienellä lisävaivalla tuoda myös olennaisimmat mittarit henkilöstön näkyville ja ottaa ne käyttöön osana jokapäiväistä johtamista.  

Loppujen lopuksi tiedolla alkaa olla kunnolla arvoa silloin, kun sitä käytetään aktiivisesti hyväksi ja käytetään toiminnan kehittämiseen. Soveltamalla jatkuvan parantamisen periaatteita ja korjaamalla aktiivisesti poikkeamia ja puutteita on mahdollista varmistaa, että yritys suoriutuu vahvasti myös kestävyyden osalta.  

ETL:n yrityskysely: Ruoka-alan digitalisaatio ja datatalous kasvussa

Ruoka-ala uudistuu datalla, mutta työ on vielä kesken, ilmenee Elintarviketeollisuusliiton (ETL) tuoreesta kyselystä. Siirtymisessä datavetoisuuteen tärkeää on ruokaketjun yhteistyö. Koko ketjun tuottavuus paranee, kun dataa jaetaan ja hyödynnetään tehokkaasti.

Digitalisaatiolla ja datataloudella voidaan tukea myös elintarvikeyritysten kansainvälistymistä ja kilpailukykyä. Datatalous vaatii kuitenkin luottamusta ja yhteisiä sääntöjä tiedon jakamiseen.

ETL:n kyselyn perusteella yritysten ajattelutavassa on nähtävissä myönteinen askel kohti digitalisaation ja datatalouden mahdollisuuksia. Lähes kolme yritystä neljästä kertoi seuraavansa digitalisaation kehitystä ja pyrkivänsä hyödyntämään sitä.

Vaikka digitalisaation ja datan tarjoamat monipuoliset mahdollisuudet tunnistetaan, harva yritys kokee olevansa digitalisaation suunnannäyttäjä. 

– Ymmärrystä esimerkiksi datan arvosta liiketoiminnassa on varaa lisätä. Data muuttuu arvokkaaksi vasta, kun sitä yhdistellään, rikastetaan ja jalostetaan. Se taas edellyttää, että data on yhdenmukaisessa muodossa, johtava asiantuntija Riikka Korolainen Elintarviketeollisuusliitosta muistuttaa. 

ETL:n kyselyyn vastasi 36 yritystä syys-lokakuussa 2024. Vastaajien joukossa oli sekä pk-yrityksiä että suuryrityksiä.

Reilu neljäsosa vastaajayrityksistä kertoi selvittävänsä datan hyödyntämismahdollisuuksia, mikä viittaa kasvavaan trendiin ja merkittävään kasvupotentiaaliin. Datatalouden avulla kohti uutta liiketoimintaa suuntaa tällä hetkellä muutama yritys.  

– Yritykset ovat heränneet datan potentiaaliin, mutta täysimääräiseen hyödyntämiseen on vielä matkaa, Korolainen sanoo.  

Yhteiset pelisäännöt määriteltävä 

Datan vaihdannan ja hyödyntämisen suurimmiksi mahdollisuuksiksi yritykset arvioivat toiminnan tehostamisen ja kustannusten vähentämisen. Hyötyjä nähtiin myös toimitusketjujen hallinnan optimoinnissa, paremmassa asiakasymmärryksessä ja kohdennetuissa palveluissa sekä tiedolla johtamisen kehittämisessä.  

Pelisäännöt datan jakamiselle, omistamiselle ja käyttöoikeuksille olivat tärkeimpiä edellytyksiä datan hyödyntämisen lisäämiseksi. Datatalouden vauhdittaminen edellyttäisi myös uutta data- ja teknologiaosaamista sekä henkilöstön kouluttamista.

Yritykset pitävät välttämättömänä, että datan vaihdanta eri toimijoiden kuten kaupan, elintarviketeollisuuden ja alkutuotannon kesken on vastavuoroista. Haasteita kuitenkin nähtiin siinä, miten vastavuoroisuus toteutettaisiin.

Myös yhtenäisen datan ja datastandardien kehittämistä ja käyttöönottoa pidettiin erittäin tärkeänä.

– Yhtenäiset toimintatavat kuten globaalit GS1-standardit helpottavat datan liikkumista. Ne mahdollistavat läpinäkyvyyden, jäljitettävyyden ja vastuullisuuden edistämisen kustannustehokkaasti. Tiedon jakaminen tukee myös esimerkiksi vastuullisuusraportoinnin vaatimusten täyttämistä, Korolainen sanoo.

Lähde: Elintarviketeollisuusliitto