Rekisteriseloste

Elintarviketieteiden Seura ry:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Elintarviketieteiden Seura ry
Postiosoite:
Pasilankatu 2
00240 Helsinki
puh. 040 1534842

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Toiminnanjohtaja
Laura Hyvärinen
laura.hyvarinen@ets.fi

Rekisterin nimi

Elintarviketieteiden Seura ry:n jäsenrekisteri

Jäsenrekisterin käyttötarkoitus/ henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisterin tietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on jäsenviestintä. Käytämme jäsenrekisteriä sähköisten tiedotteiden, uutiskirjeiden ja kutsujen lähettämiseen sekä tapahtumista tiedottamiseen ja markkinointiin. Jäsenrekisteriä käytetään myös Kehittyvä Elintarvike -lehden jakeluun.

Rekisterin tietosisältö ja säännön mukaiset tietolähteet

Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja:

  • Sähköpostiosoite
  • Henkilön työnantajaorganisaation nimi
  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Osoite, puhelinnumero
  • Henkilöiden itsensä antamia luokittelutietoja (eläkeläinen, opiskelija, työelämässä oleva sekä ETS ry:n jaosto, johon haluaa kuulua)
  • Laskutusosoite

Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Rekisteriämme voivat käyttää seuraavat tietojärjestelmät:

  • Selkotieto Oy:n järjestelmä: Netti-Jäseri
  • Lyyti-tapahtumajärjestelmä
  • MailChimp -sähköpostijärjestelmä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojamme ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai vaihtoehtoisesti kuin tietoturva- ja tietosuojasopimuksissa olemme määrittäneet yhdessä palvelun tarjoajiemme/ yhteistyökumppaneidemme kanssa. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Päivitämme henkilötietoja tarvittaessa ja tarpeettoman tiedon poistamme.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Säilytämme henkilötietoja sähköisessä muodossa palveluntarjoajiemme palvelimilla. Nämä on suojattu yleisiä käytänteitä noudattavin sopimuksin ETS ry:n ja palveluntarjoajiemme välillä.

Emme näytä kerättyjä ja käsiteltyjä henkilötietoja muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimuksiin perustuen sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme. Olemme rajanneet pääsyn henkilötietoihin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Toimitilamme ovat lukitut ja suojatut.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa asiakas- ja sidosryhmärekisteriimme tallennetut tietonsa henkilötietolain § 26 – 28 mukaisesti. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Tarkastuspyyntö lähetetään ETS ry:n sähköpostiosoitteeseen: info@ets.fi

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että korjaamme häntä koskevat virheelliset, tarpeettomat, vanhentuneet tai puutteelliset henkilötiedot. Pyyntö henkilötietolain § 29 nojalla henkilörekisterissä olevan yksilöidyn virheen korjaamisesta lähetetään sähköpostiosoitteeseen: info@ets.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Mikäli käsittelemme tietoja henkilön suostumuksen perusteella, voi tämä milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen: info@ets.fi

Tietosuojaselosteen päivitys

Tähän tietosuojaselosteeseen saattaa tulla päivityksiä esimerkiksi toimintatapojemme tai järjestelmiemme muuttuessa/ kehittyessä tai tietosuojasuositusten vaihtuessa. Voimme joutua tekemään päivityksiä myös lainsäädännön muuttuessa. Mahdolliset muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteemme.