Enemmistö elintarvikealan pk-yrityksistä aikoo satsata varautumissuunnitteluun 

Elintarvikejärjestelmiin kohdistuu jatkuvasti taloudellisia, sosiaalisia ja ympäristöllisiä häiriöitä, jotka uhkaavat niiden kestävyyttä ja toimintakykyä. Erityisesti Venäjän sota ”Euroopan leipäkorina” tunnettua Ukrainaa vastaan herättää voimakasta pelkoa maailmanlaajuisesta elintarvikekriisistä.  

Sodan ohella koronapandemian ja ilmastonmuutoksen vaikutukset sekä maatalouden raju kannattavuuskriisi ovat lisänneet Suomessa keskustelua elintarviketuotannon omavaraisuudesta ja koko ruokasektorin kyvystä varautua erilaisiin häiriöihin. Varautumissuunnittelun tärkeys onkin viime vuosina korostunut hyvin konkreettisella tavalla.  

Yrityksien haasteet lisääntyneet 

Elintarvikealan yritystoimijoiden ajatuksia riskienhallinnan ja varautumisen keinoista selvitettiin Luonnonvarakeskuksen kyselyn avulla vuoden 2022 lopulla. Kyselyyn vastasi yhteensä 105 elintarviketeollisuuden yrityksen edustajaa eri puolilta Suomea.  

Vastaajista 65 prosenttia edusti pieniä alle 50 henkilön yrityksiä. Kaikista vastaajista 36 prosenttia edusti leipomoita, 11 prosenttia lihateollisuutta ja 10 prosenttia hedelmä- ja kasvisalaa.  

Vastaajista jopa 93 prosenttia koki yritystoiminnan haasteiden lisääntyneen viime kahden vuoden aikana paljon tai erittäin paljon. Erityisesti energian, raaka-aineiden ja pakkausmateriaalien kallistuneet hinnat olivat nostaneet tuotantokustannuksia.  

Lisäksi ongelmat kotimaisten raaka-aineiden ja työvoiman saatavuudessa olivat hankaloittaneet yritystoimintaa. Uusien laitteiden ja varaosien saatavuusongelmat ja pidentyneet toimitusajat olivat lisänneet haasteita. Kahvila- ja ravintola-aloilla korona-ajan sulut aiheuttivat huomattavia taloudellisia menetyksiä, ja alan epävarmuus heijastui työvoimaan alentaen sitoutumista työhön. 

Vastaajien mukaan yritysten tärkeimpiä turvattavia toimintoja ovat energian ja erityisesti sähkön saatavuus, veden, raaka-aineiden ja materiaalien saatavuus, tietojärjestelmien ja logistiikan toimivuus sekä henkilöturva.  

Varautumissuunnitelmia päivitetään 

Kyselyn mukaan yrityskoko vaikuttaa huomattavasti varautumissuunnitelmien toteuttamiseen.  Jopa 44 prosentilta pienistä, alle 50 henkilön yrityksistä varautumissuunnitelma kriisi- ja hätätilanteiden varalta puuttuu kokonaan (Kuva 1).  

Tieto on huolestuttava, koska pienten yrityksien merkitys alalla on korvaamaton alan moninaisuuden turvaamiseksi. Lähes kaikki vastaajat kokivat varautumisessa olevan parantamisen varaa, ja vain noin 10 prosenttia pienten yritysten vastaajista koki, että riskeihin ja muutostekijöihin on varauduttu riittävän hyvin.  

Kyselyn mukaan varautumissuunnittelua aiotaan lisätä lähivuosina niin pienissä kuin isoissa yrityksissä (kuva 2). Esimerkiksi raaka-aineiden hankintaan pyritään varautumaan laajentamalla vaihtoehtoisten toimittajien verkostoa ja kasvattamalla verkostoja yleisesti sekä hankkimalla varastoon suurempia määriä raaka-aineita.  

Yrityksissä aiotaan myös päivittää varautumissuunnitelmia sisällyttämällä niihin toimintaohjeistus erilaisten häiriötilanteiden, kuten sähkökatkojen, raaka-aineiden saatavuusongelmien ja epidemioiden varalta. Logistiikan ja kuljetusten varasuunnitelmat nähtiin myös tärkeiksi.  

Jatkuvan taloussuunnittelun ja kannattavuuslaskennan avulla yrityksissä pyritään varautumaan nykyistä paremmin energian ja raaka-aineiden hintojen nousuun. Kilpailutilanteen ja eri riskiskenaarioiden ennakointi häiriötilanteita ajatellen voi tuottaa myös merkittäviä etuja.  

Joustavuus organisaatiossa ja henkilöstön valmius uusiin työjärjestelyihin häiriötilanteessa on huomioitava. Tässä voivat auttaa yritysten toimet työntekijöiden sitouttamiseksi sekä se, että yrityksissä on pyritty lisäämään henkilöstön tietoisuutta todennäköisistä riskeistä ja niihin liittyvistä väliaikaisista hätätilatoimenpiteistä.  

Varautumiseen kaivataan tukea 

Kriisit ovat lisänneet ymmärrystä elintarvikejärjestelmän kasvavasta epävarmuudesta ja riskeistä. Tärkeintä kriisien kohtaamisessa on vahva toiminnan perusta, jonka tukijalka on vakaa asiakas- ja kysyntäkanta. Hyvä yritysperusta mahdollistaa myös uusien ideoiden ja tuotteiden kokeilun, luo uskoa tulevaisuuteen sekä parantaa yrityksen yleistä riskienhallintakyvykkyyttä.  

Kyselyyn vastanneet kokivat viime vuosien kokemusten lisänneen ruokahuollon omavaraisuuden ja arvostusta. He olivat huolissaan alkutuotannon heikosta kannattavuudesta, jonka parantamisen nähtiin olevan tärkeä keino varmistaa kotimaisten raaka-aineiden saatavuutta häiriötilanteissa.  

Vastaajat korostivat valtion ja julkisen sektorin vastuuta kotimaisten elintarvikkeiden hankinnoissa. Sen katsottiin tukevan tuotannon ja jalostuksen säilymistä kotimaassa. Vastaajat myös nostivat esiin, että paremmasta tehokkuudesta huolimatta suuriin ja keskittyneisiin tehtaisiin liittyy enemmän riskejä sabotaasin ja muiden häiriöiden suhteen, mikä puoltaa hajautettua ruoantuotantoa. Vastaajat korostivat myös huoltovarmuusvarastojen kasvattamisen tärkeyttä erityisesti viljojen ja rehujen raaka-aineiden osalta.  

Yrityksissä nähdään, että vuoropuhelun lisääminen eri toimijoiden ja viranomaisten välillä parantaisi huomattavasti kriisi- ja häiriötilanteisiin varautumista ja organisoitua toimimista kriisitilanteissa. Yritykset toivovat viranomaisilta selkeämpää ohjeistusta kriisitilanteessa, viestintää ja tukea kriisienhallinnan suunnitteluun.  

Lisäksi toivotaan konkreettisia keinoja varautumissuunnitelman tekemiseen, kuten mallipohjia ja esimerkkejä, jotka herättävät ajattelemaan eri näkökulmia ja mahdollistavat niiden soveltamisen omassa yrityksessä. Tähän tarpeeseen vastaa Luonnonvarakeskuksen ET-RH-hankkeen tuottama työkirja pk-yritysten liiketoiminnan riskienhallintaan ja varautumissuunnitteluun. Työkirja sisältää sarjan riskienhallintaa käsitteleviä tieto- ja työkortteja, joiden avulla elintarvikeyrityksissä voidaan kehittää ja seurata yrityksen riskienhallintaa ja varautumista häiriöihin.  

Luonnonvarakeskuksen yhdessä VTT:n kanssa toteuttaman Riskienhallinnan välineitä elintarvikealan mikro- ja pienyritysten varautumissuunnittelun tueksi ja liiketoimintariskien hallitsemiseksi (ET-RH) -hankkeen työkirjan voi ladata Luken sivuilta suomeksi ja ruotsiksi (https://jukuri.luke.fi/handle/10024/553900). 

Esimerkki työkirjan tieto- ja työkorteista: Viestintä kriisitilanteessa 

Kriisijohtaminen ja -viestintä kulkevat käsi kädessä. Kriisiviestintää varten on hyvä laatia kriisijohtamista tukeva suunnitelma, jonka toimintaa tulisi aktiivisesti harjoitella, testata ja kehittää. Kriisin käynnistyessä on kriisiviestintä käynnistettävä nopeasti, joten linjausten ja vastuiden on oltava selkeitä ja etukäteen sovittuja ja sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien yhteystiedot ajan tasalla.  

Kriisiviestinnän prosessi voi olla esimerkiksi seuraava:  

1) Kriisin synty, havaitseminen, alustavan tilannekuvan muodostaminen.  

2) Toiminnan ja viestinnän aloittaminen, tarkistetaan viestintätehtävät ja roolit (varautumis- ja valmiussuunnitelmasta), tilannekuvan täsmentäminen ja viestintäilmapiirin seuranta.  

3) Ohjeistetaan oma väki nopeasti sen jälkeen, kun tilannekatsaus on tehty kriisitilanneryhmässä.  

4) Määritetään viestinnän kohderyhmät (sisäiset, ulkoiset ja media). Laaditaan lyhyt tiedote tilanteesta omalle henkilöstölle ja tarpeen mukaan sidosryhmille. Ohjeistetaan henkilöstöä, miten toimitaan mahdollisissa yhteydenotoissa. Seurataan viranomaisten ja kriisitilannejohdon ohjeita.  

5) Toimenpiteitä jatketaan ja viestitään säännöllisesti. 

6) Kriisin heikentyminen ja päättyminen sekä jälkihoito ja analysointi. Kirjataan ohjeisiin, mitä opittiin ja missä voidaan parantaa.