Elintarvikkeiden takaisinvedot -webinaari kiinnosti laajasti

Elintarviketurvallisuusjaoston (ETJ) Elintarvikkeiden takaisinvedot – Kriisitilanteiden ennakointi ja hyvä viestintä -webinaarissa kuultiin läpileikkaus elintarvikealan toimijoiden ja valvontaviranomaisten toiminnasta sekä hyvästä viestinnästä tilanteissa, joissa markkinoilla olevat elintarvikkeet eivät ole kuluttajalle turvallisia tai lainsäädännön mukaisia. Webinaariin osallistui noin sata kuulijaa.

Lantmännen Unibaken laatupäällikkö Katarina Harjunpää kävi läpi toimia, joilla elintarvikealan yritykset varmistavat tuotteidensa turvallisuutta ja lainsäädännön mukaisuutta. Raaka-aineiden ja oman tuotannon ja toiminnan jokapäiväisen hallinnan lisäksi näihin toimiin sisältyy ennalta varautuminen kriisitilanteisiin.

Tavallisin kriisitilanne elintarvikeyrityksessä on takaisinveto. Hyvin hoidetun takaisinvedon taustalla on aina paljon etukäteisvarautumista: koulutusta, toiminta- ja viestintäohjeita, etukäteen nimetyt kriisivastuut ja yhteystietolistat sekä harjoittelua tositilanteita varten. Kansainväliset elintarviketurvallisuussertifioinnit auttavat yrityksiä valmistautumaan takaisinvetoihin, sillä standardeihin on sisällytetty vaatimuksia sekä takaisinvetojen ennaltaehkäisemiseen että niihin varautumiseen ja hallittuun hoitamiseen.

Myös viranomaisilla on tärkeä rooli

Tullin tuoteturvallisuuspäällikkö Jonna Neffling kertoi Suomeen tuotujen elintarvikkeiden hylkäyssyistä Tullin valvonnassa. Tulli valvoo vuosittain noin 3 000 elintarvikenäytettä, joista noin joka kymmenes todetaan vakavalla tavalla määräysten vastaiseksi. Lisäksi noin 15 prosentissa todetaan lievempiä virheitä, jotka johtavat huomautukseen tai kehotukseen.

Vakavalla tavalla määräysten vastaiseksi todetun tuotteen pääsy markkinoille kielletään. Yleisimmin kiellon aiheuttavia puutteita on pakkausmerkinnöissä, mutta vuosittain Tullivalvonnassa hylätään myös esimerkiksi 35–50 elintarvike-erää liian korkeiden torjunta-ainejäämäpitoisuuksien vuoksi. Lisäaineiden määräystenvastainen käyttö on kolmanneksi yleisin hylkäyssyy.

Ruokaviraston ylitarkastaja Mika Varjonen kertoi viranomaistoiminnasta takaisinvedoissa. Päävastuu takaisinvetojen valvonnasta on paikallisilla viranomaisilla, mutta Ruokavirastolla on oma roolinsa paikallisvalvonnan ohjaamisessa ja neuvonnassa. Jos tuotteessa on terveysvaaraa ja sitä on toimitettu muihin maihin, Ruokavirasto tekee ja vastaanottaa asiasta myös ilmoituksen viranomaisketjussa (RASFF, Rapid Alert System for Food and Feed).

Viestintää kriisissä vai viestintäkriisi

Tekirin varatoimitusjohtaja Riitta Kouhin esitys vastuullisesta viestinnästä elintarviketurvallisuuden kriisitilanteissa muistutti hyvän viestinnän merkityksestä. Viestinnällisestä näkökulmasta takaisinveto itsessään ei ole vielä kriisi, mutta riittämätön tai huono viestintä takaisinvetotilanteessa voi johtaa myös viestinnälliseen kriisiin.

Viestinnälliselle kriisille ominaista on, että tietyn pisteen jälkeen kriisin kehittymiseen on enää hankala vaikuttaa. Mahdollisen viestintäkriisin varhainen tunnistaminen auttaakin sekä valmistautumaan kriisiin että pienentämään sen kielteisiä vaikutuksia yritykselle.

Kriisejä ei voi täysin välttää, vaikka niihin varautuisi hyvin. Hyvä suunnitelma viestinnästä ja kiiretilanteessa toimimisesta auttaa kuitenkin toimimaan tarvittaessa tehokkaasti ja johdonmukaisesti. Seuraavalla muistilistalla pääsee jo pitkälle:

  1. Ole nopea, mutta johdonmukainen
  2. Luo tarina ja pääviestit
  3. Muodosta tarkoituksenmukainen kriisiryhmä
  4. Priorisoi sisäisiä sidosryhmiä
  5. Päivitä tilannekuvaa jatkuvasti
  6. Älä anna mahdollisuutta syyttää organisaatiotasi valehtelusta
  7. Anna kerralla niin paljon tietoa kuin pystyt
  8. Varmista, että kriisillä on kasvot
  9. Ennakoi seuraava kriisi
  10. Muista verensokeri!