Aistinvarainen laatu on hankintakriteerinä alle puolessa julkisista elintarvikehankinnoista

Julkinen kilpailuttaminen tehostaa julkisten varojen käyttöä sekä edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä kaikilla aloilla. Tätä ohjaa 1397/2016 Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista.

Kilpailuttamisessa tulee noudattaa hankintojen yleisiä periaatteita, joiden mukaan kilpailutuksen tulee olla avoin, kaikkia tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä vaatimukset tulee asettaa hankinnan arvoon nähden kohtuullisiksi. Hankintojen sisältöä tai tuotteiden arviointitapaa ei säädellä lainsäädännössä.

Aistinvaraisen arvioinnin esiintyvyyttä hankinnoissa ei ole aikaisemmin tutkittu Suomessa. Siksi tätä selvitettiin Savonia-ammattikorkeakoulun opinnäytetyössä.¹

Hankintayksiköiltä haluttiin selvittää, kuinka paljon aistinvaraista arviointia on käytetty ja onko tarvetta kehittää koulutusta tai ohjausta aistinvaraisen arvioinnin käyttämiseen sekä lisäisikö se kiinnostusta tähän vertailutapaan. Suomessa elintarvikkeita kilpailuttavia julkisia hankintayksiköitä on noin sata, joista 43 prosenttia vastasi, joten tulokset ovat merkityksellisiä.

Lisäkoulutusta kaivataan

Tutkimus osoitti, että julkisissa hankinnoissa käytettiin aistinvaraisia menetelmiä enemmän kuin ennakolta ajateltiin, mutta toisaalta erilaisia aistinvaraisen laadun arviointitapoja käytettiin vain muutamassa aktiivisessa hankintayksikössä.

Vastanneista 44 prosenttia (n = 43) oli käyttänyt aistinvaraisia arviointimenetelmiä ainakin kerran ja heistä 28 prosenttia oli käyttänyt menetelmää enintään kaksi kertaa (Kuva 1). Kaikista vastanneista potentiaalisia kokeilijoita oli 37 prosenttia ja viidennes ilmoitti, ettei tule käyttämään menetelmää.

Toinen merkittävä tulos oli, että kaikista vastaajista reilu puolet kaipasi lisäkoulutusta tai ohjeistusta aistinvaraisen arvioinnin suorittamiseen. Koulutuksen saatavuudesta kertoo, että 28 prosenttia vastaajista ilmoitti ohjeistusta ja koulutusta olevan tarjolla riittävästi.

Arviointitapa esiintyi 40 prosentin osuudella pisteytettävän laatuvertailun osana kilpailutustilanteessa. Vähimmäisvaatimusten arviointi oli toinen käyttökohde aistinvaraiselle menetelmälle.

Hankintayksiköiden käsitys aistinvaraisesta arvioinnista ja sen suoritustavoista vaihtelee. Yhteistä oli kokemus resursseja vaativasta prosessista, joka toisaalta nähtiin tuovan lisäarvoa koko sopimuskauden ajalle muun muassa tasaisempana laatuna.

Tarkasteluajalla elintarvikkeiden kilpailutuksia oli julkaistu 369 kappaletta. Markkinaoikeuteen näistä oli valitettu 20 kertaa. Vain yksi valitus koski elintarvikkeiden aistinvaraista arviointia. Tästä syystä voitiin päätellä, että aistinvarainen arviointi soveltuu hyvin vertailun toteutukseen.

Työkalu kilpailutukseen

Hankintayksiköiden käyttöön luotiin malli aistinvaraisen laadun arvioinnin käyttämisestä kilpailutuksessa vertailun työkaluna. Mallista muodostettiin prosessi kilpailuttamisen vaiheiden mukaisesti (Kuva 2). Koko synteesi tiivistettiin yhden A4:n pituiseksi pikaohjeeksi ja muistilistaksi aistinvaraista menetelmää hyödyntäville. Työkalun avulla voidaan lisätä aistittavan laadun merkitystä strategisesti tärkeissä tuotteissa.

Tuotteen aistinvaraiset ominaisuudet, vertailtavat havainnot ja arviointiasteikko on ilmoitettava tarjouspyynnössä etukäteen. Lisäksi on kuvattava käytettävä arviointimenetelmä ja arviointiprosessi kohtuullisella tarkkuudella. Tarjoajan tulee voida selvittää ennakolta menestymismahdollisuutensa kilpailutuksessa. Kaikki tarjotut tuotteet arvioidaan vertaamalla niitä halutun tuotteen profiiliin ja havaitut erot kirjataan hankintapäätöksen liitteeksi.

¹ Kokko, Salla, 2017. Aistinvarainen laadun arviointi elintarvikkeiden kilpailuttamisessa, Selvitys vuosilta 2007–2015, Opinnäytetyö, Palveluliiketoiminnan ylempi amk-tutkinto, Savonia-ammattikorkeakoulu.

Salla Kokko
restonomi YAMK
hankinta-asiantuntija
Pohjois-Karjalan hankintatoimi
salla.kokko(at)jns.fi