Miten yritys voi varautua takaisinvetoon?

Elintarvikkeiden takaisinveto vaatii nopeita ja harkittuja toimia.

Jos elintarvikkeessa havaitaan mahdollista terveydellistä vaaraa aiheuttava virhe, siihen pitää reagoida viipymättä. Elintarviketoimijoita sitovat pakottavat määräykset kuten EU:n elintarvikeasetus ja direktiiviin perustuva tuotevastuulaki. Yritys ei voi jättää ilmoittamatta virheistä tuotteissaan, ja tarvittavat toimenpiteet tulee aloittaa heti.

Vastuuta määrittelevät lait riippuvat siitä, uhkaako tuotteen aiheuttama vaara kuluttajia vai yrityksiä. Kuluttajatasolla henkilö- ja esinevahingosta on korvausvastuussa tuotevastuulain mukaan tuotteen valmistaja, ETA-maahantuoja tai omalla merkillä markkinoija, joissakin tapauksissa myös myyjä tai osatuotteen valmistaja.

Yritysten kesken korvausvastuu perustuu tavaran kauppasopimukseen sekä Suomen, Pohjoismaiden tai kansainväliseen kauppalakiin, jota noudatetaan, ellei ole sovittu toisin. Toisinaan vastuukysymykset voivat olla kuitenkin monimutkaisia, kuten tuotekehitys-, lisensiointi- ja markkinointiyhteistyösopimuksissa.

Suurin vastuu korjaavista toimenpiteistä lankeaa usein tuotteen päävalmistajalle, mutta vastuussa voivat olla myös kaikki muut toimijat, kuten alihankkija, maahantuoja tai jälleenmyyjä joko suoraan lain tai oman sopimuksensa perusteella.

Tuotevastuulaki koskee myös niitä toimijoita, jotka myyvät tuotteita omalla merkillään. Silloin vastuu vahingoista lankeaa valmistajan sijaan tuotteen myyjälle, ja korvaukset maksetaan myyjän tuotevastuuvakuutuksesta.

EU:n elintarvikeasetuksen mukaan kukin elintarviketeollisuusyritys vastaa myös tuotteidensa jäljitettävyydestä. Jokaisen toimijan tulisikin olla perillä omien tuotteidensa raaka-aineiden alkuperästä ja tuote-erien laadusta sekä siitä, mistä voidaan tarvittaessa löytää omat toimitetut tuotteet ja erottaa virheellinen tuote-erä muista. Elintarviketeollisuudessa yrityksen pakolliseen riskienhallintaan kuuluu omavalvonta ja ilmoitusvelvollisuus tilanteen niin vaatiessa.

Yleistyneet takaisinvedot globaaleilla markkinoilla

Yleisesti ottaen takaisinvedot ovat lisääntyneet. Tilanteet voivat koskea valmistuksessa sattuneesta virheestä vierasaineisiin, kuten tuotteeseen päätyneitä lasinsiruja. Varsinkin allergiaperusteiset takaisinvedot ovat yleistyneet, ja pakkausmerkinnät vaativat entistä suurempaa tarkkuutta.

Takaisinvetoja aiheuttavat myös tuoteturvallisuussäätelyn tiukentuminen ja raaka-aineiden haitallisten aineiden tarkempi havaitseminen. Monimutkaistuneet toimitusketjut ympäri maailmaa voivat aiheuttaa laadunvalvonnan vaikeuksia ja takaisinvetoja.

Kansainvälistyneet markkinat tuotantoketjuineen vaativat valmistajilta tarkkuutta ja tarvetta seurata omia tuotteita jatkuvasti. Toisinaan myös jälleenmyyjät tai kuluttajatkin saattavat luoda painetta valmistajille ja vaatia takaisinvetoa.

Yrityksen on varauduttava takaisinvetoihin

Elintarviketeollisuusyritys voi varautua takaisinvetoihin monella tavalla. Hyvää riskienhallintastrategiaa koko tuotantoketjussa ja myynnissä ei voi korostaa liikaa, ja takaisinvetovakuutusta hankittaessa kannattaa hyödyntää vakuutusyhtiön asiantuntemusta mahdollisista riskeistä.

Takaisinvetovakuutuksen haluavan yrityksen tulee harjoittaa järjestelmällistä laadunvalvontaa, tehdä pistokokeita ja vahinkotapauksessa myös rohkeasti pitää puoliaan, jos virhe on selkeästi alihankkijan vastuulla.

Tarkoilla sopimuksilla voi turvata sen, ettei raaka-aineiden toimittajiin, varsinaisiin raaka-aineisiin tai tuotteisiin tehdä muutoksia tilaajan tietämättä. Keskeisiltä alihankkijoilta voi sopimuksella edellyttää myös oman takaisinvetovakuutuksen ja saada sitä koskevan vakuutustodistuksen kaiken varalta.

Takaisinveto- ja tuotevastuuriski kasvavat, kun tuotteita myydään ulkomaille. Paikallinen lainsäädäntö voi poiketa totutusta ja korvausvaatimukset mahdollisesta haitasta nousta erittäin korkeiksi. Näin saattaa käydä esimerkiksi Pohjois-Amerikan markkinoilla. Tällöin kannattaa perehtyä tarkkaan paikalliseen lainsäädäntöön, kuluttajansuojaan ja välttää turhia riskejä.

Myös paikalliset viranomaisvaatimukset ja markkinointiviestinnän ja pakkausmerkintöjen vaatimukset on käytävä läpi paikallisen asiantuntijan kanssa. Olisi hyvä sopia myös siitä, miten mahdolliset riskit jaetaan maahantuojan kanssa, jottei yritys jää yksin vastuuseen kaikesta.

Edellä mainittujen riskinhallintakeinojen lisäksi yrityksellä tulisi aina olla myös varsinainen takaisinvetosuunnitelma. Yrityksellä pitää olla sisäinen, nimetty takaisinvetotiimi ja testattu suunnitelma. Selkeät roolit ja toimintasuunnitelma takaavat, että kaikki takaisinvedon osa-alueet on otettu huomioon. Nopealla viestinnällä voidaan parhaiten välttää myös mahdollisia mainehaittoja.

Mitä vakuutukset korvaavat ja kattavat?

Vakuutusyhtiöillä ei ole tarjota kaikille sopivaa, yleispätevää takaisinvetovakuutusta, vaikka pienten yritysten vakuutukset tehdäänkin kunkin vakuutusyhtiön vakiotuotteella. Suuren yrityksen riskit ja riskienhallinta käydään läpi erikseen ja räätälöidään sen pohjalta vakuutusturvien kokonaisuus.

Vakuuttamisen ensimmäinen askel on tuotevastuuvakuutus. Se korvaa liikkeelle lasketun, virheellisen tai turvallisuudeltaan puutteellisen tuotteen aiheuttamat henkilö- ja esinevahingot. Vakuutus korvaa myös välittömästi uhkaavan vahingonvaaran torjuntakustannukset, mutta ei tätä pitemmälle meneviä kustannuksia, jotka aiheutuvat muun muassa tuotteen vaihtamisesta, markkinoilta poistamisesta tai korjaamisesta.

Takaisinvetovakuutus täydentää turvan ja korvaa takaisinvedosta aiheutuvat kustannukset. Takaisinvetovakuutuksen laukaisee tuotteen turvallisuuspuute, josta voi seurata henkilövahinko tai esinevahinko. Vakuutus ei korvaa muista syistä, kuten tuotteen toimimattomuuden takia tehtyjä takaisinvetoja.

Takaisinvetovakuutus kattaa sekä kuluttajatuotteiden kuluttajille aiheuttamat että yritysten väliset vaaratilanteet, esimerkiksi teollisuuden raaka-aineen toisille yrityksille aiheuttamat vaaratilanteet. Takaisinvetovakuutuksella voidaan kattaa myös myöhemmin toimitusketjussa tapahtuva takaisinveto (third party recall).

Toisinaan on syytä vakuuttaa takaisinvedon mahdollisesti aiheuttama taloudellinen menetys, ja joissakin tapauksissa myös virheellisen tuotteen arvon vakuuttaminen voi olla mahdollinen. Jopa maineen menetyksen aiheuttamaa tappiota voidaan nykyisin vakuuttaa.

Miten ehkäistä mainehaittoja?

Takaisinvetotilanne on aina riski myös yrityksen maineelle. Siksi on tärkeää, että yrityksellä on hyvä ja testattu suunnitelma takaisinvedon varalle. Historia on osoittanut, ettei takaisinvedon hoidossa kannata viivytellä, olla yliolkainen tai varsinkaan yrittää salailla tosiasioita.

Sosiaalinen media verkostoineen tuo kuluttajan entistä lähemmäs yritystä. Huonot uutiset kiirivät nopeasti eteenpäin silloinkin, kun ne eivät ole edes totta. Siksi jokaiseen pieneenkin, mahdollisesti kielteiseen kuluttajan viestiin pitää reagoida nopeasti ja asiaan huolellisesti paneutuen.

Hyvällä etukäteissuunnittelulla ja omalla, jatkuvalla valvonnalla päästään usein tilanteeseen, jossa kuluttaja huomaa tapahtuneen vasta silloin, kun yritys on jo reagoinut asiaan. Tämä herättää kuluttajissa luottamusta, eikä takaisinveto aiheuta kovin suurta kolhua yrityksen maineelle.