KE 1/2016, s. 32: BRC Issue 7 -standardissa tiukennuksia ja lisävaatimuksia

Ison-Britannian elintarvikelainsäädäntöön nojautuva BRC Issue 7 -standardi on monelta osin edeltäjäänsä tiukempi.

Standardi tuo uusia vaatimuksia etenkin johdon toimintaan, sisäisiin auditointeihin, toimittajien, raaka-aineiden ja jäljitettävyyden hallintaan sekä prosessien toiminnan varmistamiseen. Hyvin ja systemaattisesti toimivalla organisaatioilla ei kuitenkaan pitäisi olla erityisiä ongelmia BRC:n (British Retail Consortium) Issue 7:n vaatimusten täyttämisessä, kunhan laadunhallinnan resurssit ovat riittävällä tasolla.
Ehkä keskeisin tekijä Issue 7:n kehittämisessä on ollut BRC:n halu tehostaa raaka-aineisiin ja niiden alkuperään liittyvien petosten ja väärinkäytösten hallintaa. Elintarvikepetoksista on puhuttu varsin paljon viime vuosina. Räikeimpänä esimerkkinä on Kiinassa vuonna 2008 esille tullut melamiiniskandaali. Se on valitettavasti vain jäävuoren huippu. Mitä pidemmiksi hankintaketjut kasvavat, sitä suuremmat riskit raaka-aineiden alkuperään ja laatuun liittyvät: raha puhuu. Alkuvuonna 2013 esille noussut hevosenlihakohu toi ikävällä tavalla näkyviin raaka-ainepetosten todellisuuden myös Suomessa.

Luokitteluportaita on lisätty
Standardin vaatimuskokonaisuus muodostuu nyt kolmesta osasta: standardista, Interpretation Guidelinesta sekä jatkuvasti päivittyvistä Position Statementeista, jotka täydentävät ja tarkentavat standardin tulkintaa. Ne on helppo ladata BRC Participate -portaalista, mutta niiden sisältämät vaatimukset tulee tunnistaa ja täyttää, jotta järjestelmä olisi sertifioitavissa. Muuttuneisiin vaatimuksiin pitää myös reagoida, muuten edessä on helposti luokituksen putoaminen tai kokonaan uuteen sertifiointiprosessiin joutuminen. Auditoinnit saattavat myös pidentyä, sillä uusi raportointimalli vie enemmän aikaa kuin entinen.
Sertifiointiprosessi on pääosin entisellään ja sertifikaatit edelleen tuotantolaitoskohtaisia. Auditointituloksen luokitteluportaita on lisätty niin, että ylin taso on AA+ ja alin sertifioitavissa oleva tulos D. Tällä on pyritty saamaan yritysten välisiä tasoeroja selkeämmiksi ja ohjaamaan myös auditoijien toimintaa. Jostakin syystä yleisin Minor-poikkeamien määrä Issue 6 -auditoinneissa oli 10 kappaletta eikä esimerkiksi 11 kpl (10 kpl oli A-luokan alaraja).
Version 7:n mukana tuli mahdollisuus liittää sertifikaattiin mukaan myös valinnaisia lisäosia. Näitä tullee jatkossa lisää, mutta tällä hetkellä mahdollisia ovat Food for Animal Feed, Traded Goods (välitystuotteet) ja Environmental Awareness. Artikkelia kirjoitettaessa niitä löytyi BRC Directorystä sertifioituna vastaavasti kolme kpl, 53 kpl ja nolla kpl eli vielä hyvin vähän. Samalla toimittajakohtaiset lisäosat ovat nyt liitettävissä suoraan auditointiin. Tällaisia on esimerkiksi päivittäistavaraketju ASDAlla, mutta niidenkin määrä kasvanee jatkossa.
Auditointiprotokollaan on tullut joitakin muutoksia. Tuotteiden jättämistä pois scopesta (=exclusion) on tarkennettu, eikä tuotantolaitoksella esimerkiksi ole oikeutta käyttää BRC-logoa, jos kaikki sen valmistamat tuotteet eivät ole mukana sertifikaatissa. Auditointiohjelma tulisi suunnitella niin, että ensin kierretään tuotannossa ja vasta sitten käydään läpi dokumentteja. Lisäksi auditoinnin yhteydessä pitäisi purkaa laitteita puhtauden varmistamiseksi, ja seurata aina myös tuotevaihtoja.

Esimerkkejä muuttuneista vaatimuksista
Vaikka suurin osa vaatimuksista on säilynyt samansisältöisinä, osaa on tarkennettu, ja mukaan on tullut myös uusia vaatimuksia. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä muuttuneista vaatimuksista.
Elintarviketurvallisuuteen liittyvien tavoitteiden merkitystä on korostettu. Tavoitteiden pitää olla selkeästi kirjattu, niiden tulee olla relevantteja, ja johdon tulee seurata niiden toteutumista vähintään neljännesvuosittain. Standardi käyttää termiä SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-bound). Yritysten tavoitteet eivät perinteisesti aina ole olleet niin ”smartteja”, joten muutos on tarpeellinen. Elintarviketurvallisuuteen vaikuttavia asioita on muutenkin käytävä dokumentoidusti läpi kuukausittain esimerkiksi johtoryhmässä.
HACCP-vaatimuksiin ei ole tullut suuria muutoksia. Päätöksentekoon liittyvät perusteet tulee kuitenkin olla selkeästi kuvattuna, ja esimerkiksi vaaranarviointien päätösten perusteet tulee joko kuvata selvästi tai käyttää linkkejä julkaisuihin tai esimerkiksi Eviran ohjeisiin. Vaatimuksena on nyt myös ns. vaihtoehtoisten käyttötapojen tunnistaminen ja niistä johtuvien vaarojen hallinta. Esimerkkinä on kaakao- tai kahvijauheen käyttö kuumentamatta juomien tai jälkiruokien koristeluun.
Sisäiset auditoinnit tulee jakaa tehtäväksi pitkin vuotta. Perinteinen tapa tehdä yksi iso sisäinen auditointi viikkoa ennen sertifiointiauditointia ei enää ole hyväksyttävää. Kaikkien sisäisten auditoijien tulee olla dokumentoidusti koulutettuja, eikä auditointiraportiksi enää riitä pelkkä täytetty tarkastuslista.

Jäljitettävyysvaatimukset kiristyvät
Ehkä suurin periaatteellinen muutos versiossa 7 koskee toimittajien hyväksyntää ja raaka-aineiden hallinnan ulottamista raaka-aineen valmistajaan tai pakkaajaan. Enää ei riitä, että tietää välittäjän, vaan yrityksen on aina tiedettävä raaka-aineen valmistaja tai pakkaaja, paitsi jos välittäjällä on sertifioitu BRC Agents & Brokers -järjestelmä! Tämä on monille toimijoille ongelmallinen vaatimus, ja siihen on annettu lievennys 1.7.2016 saakka (Position Statement F081).
Jäljitettävyysjärjestelmää koskevat vaatimukset on myös ulotettu toimittajiin saakka eli on yrityksen vastuulla varmistaa, että myös toimittajan jäljitettävyysjärjestelmä toimii. Tämä tapahtuu testaamalla järjestelmän toiminta vähintään vuosittain kaikkien tuoteryhmien osalta erikseen, ylä- ja alavirtaan, ja varmistaa testin tulos aina kattavilla tallenteilla ja massataselaskennalla. Pelkkä sertifiointiauditoinnin yhteydessä tehtävä testaus ei ole riittävä tapa osoittaa jäljitettävyysjärjestelmä toimivaksi.
Jäljitettävyyden testaamiseen liittyviä yksityiskohtia on muutenkin tarkennettu ja vaatimukset ulotettu muun muassa kaikkiin pakkausmateriaaleihin (ei vain primääripakkauksiin) ja pakkaamisessa käytettäviin kaasuihin.

Uusi hygienia-alueluokka käyttöön
Asiakaslähtöisyys (Customer focus and communication) on palannut takaisin erilliseksi vaatimukseksi. Se poistettiin Issue 6:sta, koska sitä pidettiin liian itsestään selvänä. Ilmeisesti näin ei kuitenkaan ole ollut.
Rakenteille, laitteille ja tukiohjelmille asetettuihin vaatimuksiin on tullut melko paljon tarkennuksia ja lisäyksiä, jotka toimijoiden kannattaa käydä tarkkaan läpi. Esimerkkinä tällaisista muutoksista on vaatimus ”High risk”- ja ”High care” alueilla käytettävien työkalujen erottamisesta toisistaan (tai vaihtoehtoisesti dokumentoidun pesu ja desinfiointimenettelyn käyttöönotto).
Samalla on otettu käyttöön kokonaan uusi hygienia-alueluokka ”Ambient high care”. Sitä sovelletaan, jos lopputuote säilyy huoneenlämmössä, mutta se voi jälkikontaminoitua. Tällaiselle alueelle on annettu omia lisävaatimuksia. Toinen pohdintaa vaativa asia on vaatimus puhdistusten validoinnista, jos puhdistus on osa tukiohjelmaa. Tämä vaatimus oli myös Issue 6:ssa, mutta vain allergeenipuhdistuksille. Myös CIP-järjestelmien validoinneille on tullut lisävaatimuksia.
Product control -osioon on tullut merkittäviä lisävaatimuksia. Pakkausmerkintöjen oikeellisuuden varmistaminen on selvä painopistealue väärien pakkausten ja vähittäiskauppamerkintöjen aiheuttamien takaisinvetojen takia.

Haavoittuvuusanalyysi uusi vaatimus
Toinen merkittävä, uusi vaatimus on haavoittuvuusanalyysi (Vulnerability assessment). Se pitää tehdä, jos tuotteeseen liittyy esimerkiksi raaka-aineen alkuperään liittyviä väitteitä. Analyysin pitäisi lähtökohtaisesti olla oma erillinen dokumentti.
Riskikartoitusten laatimisessa kannattaa käyttää apuna vapaasti ladattavaa PAS 96:2014 -ohjeistusta Guide to protecting and defending food and drink from deliberate attack. Alkuperään ja muihin ominaisuuksiin liittyvät tuotelupaukset tulee myös osoittaa dokumentoidusti.
Process control -osion muutokset jatkavat samalla linjalla, eli pakkausmerkintöjen tarkastamista ja tuotevaihtojen yhteydessä tehtäviä tarkastuksia painotetaan. Vastaavasti pakkausmateriaalien hallinnalle ja linjojen puhtaustarkastuksille on tullut uusia vaatimuksia.

Tuomas Virtalaine
toimitusjohtaja
Net-Foodlab Oy
tuomas.virtalaine(at)netfood.fi

FM Tuomas Virtalaine on Net-Foodlab Oy:n toimitusjohtaja, elintarviketurvallisuuskonsultti ja kouluttaja. Hän toimii myös DNV GL Business Assurance Finland Oy Ab:n elintarviketurvallisuusjärjestelmien tuotevastaavana sekä ISO 22000 -, FSSC 22000 – ja BRC Food Issue 7 -standardien pääarvioijana. Hänelle kertyy vuosittain noin 120 auditointipäivää erilaisista sertifiointi, toimittaja- ja Gap-auditoinneista Suomessa sekä mm. Baltian maissa ja Ruotsissa.

************************************************************

Standardointi on iso bisnes

BRC Food -sertifiointien määrä kasvaa maailmalla nopeammin kuin esimerkiksi IFS Food -sertifiointien. Nopeimmin kasvaa kuitenkin FSSC 22000 -sertifiointien määrä, mikä on tuonut BRC:lle (British Retail Consortium) kaupallisen paineen päivittää omaa standardiaan. Standardointi on maailmalla suurta liiketoimintaa. Tuotetta on ajoittain uusittava, jotta se säilyy kiinnostavana.
Uuden version myötä BRC -standardien vaatimuksiin liittyvät materiaalit ovat ladattavissa vuosimaksullisesta BRC Participate -portaalista, pelkän standardin saa ladattua ilmaiseksi. Muutoksilla on tavoiteltu muun muassa sitä, että asiakkaat innostuisivat jakamaan auditointiraporttejaan omille asiakkailleen uuden portaalin kautta. Taustalla on halu lisätä BRC Food 7 -sertifioinnin hyväksyttävyyttä niin, että se voisi korvata aikaa vievät toimittaja-auditoinnit.
Osittain tämä toimii jo nyt, mutta ongelmia aiheuttavat eri sertifiointilaitosten, maiden ja auditoijien väliset tasoerot. Ongelma on tiedostettu. Yhtenä, korjaavana toimenpiteenä BRC jatkaa jo pari vuotta sitten aloitettua auditoijien pätevyyden varmistamista systemaattisella testaamisella.
BRC Food auditoijat joutuvat läpäisemään kategoriakohtaisen monivalintakokeen osana pätevyyden osoittamista. Lisäksi auditoijan pitää pystyä osoittamaan riittävä osaaminen ko. kategoriassa joko työkokemuksella tai riittävällä määrällä jonkin muun elintarviketurvallisuusstandardin auditointeja. Toistaiseksi kokeet ovat koskeneet muun muassa kategorioita 7, 8, 9, 10 ja 14. Ne käsittelevät meijeri ja munatuotteita, raakoja, savustettuja ja marinoituja kaloja, kypsiä kala- ja lihatuotteita, valmisruokia ja leipomotuotteita.

BRC-standardeissa korostuu keskusliikkeen näkökulma
BRC-standardiperheen omistaa British Retail Consortium, jolla on noin 150 keskusliikejäsentä. Taustasta johtuen kaikkien BRC-standardien näkökulma on hyvin selkeästi keskusliikkeen näkökulma, ja Private Label -tuotteisiin liittyvät vaatimukset näkyvät korostetusti myös uudessa BRC Food Issue 7 -versiossa.
BRC-standardien rakenne ja vaatimukset nojautuvat vahvasti Ison-Britannian elintarvikelainsäädäntöön. Perusajatuksena on, että elintarvikeketjun toimijoiden tulee tehdä kaikkensa elintarviketurvallisuuden varmistamiseksi: ei vain sitä, mikä on kohtuudella tehtävissä. Jokainen BRC Food Issue 7 -auditointi on myös due diligence -tarkastus, jolla varmistetaan, että yritys on tehnyt kaikkensa elintarviketurvallisuuden varmistamiseksi.